Comment identifier les lots d'un appel d'offres qui correspondent à votre catalogue

Pour savoir quels lots d'un appel d'offres hospitalier concernent vos produits, il ne suffit pas de lire les intitulés de lots ni de filtrer par code CPV : les deux sont trop génériques pour les dispositifs médicaux. La correspondance réelle se joue au niveau des lignes du bordereau de prix unitaire (BPU) et des spécifications du CCTP, qu'il faut confronter une à une aux références de votre catalogue.

Pourquoi les intitulés de lots ne suffisent pas

Un intitulé de lot est rédigé par l'acheteur pour couvrir un besoin, pas pour décrire une gamme de produits. Un lot nommé « Dispositifs pour abord vasculaire » peut contenir des références que vous fabriquez et d'autres que vous ne fabriquez pas, sans qu'aucun élément de l'intitulé ne le laisse deviner. À l'inverse, un lot dont le titre ne vous évoque rien peut contenir plusieurs lignes qui correspondent exactement à votre catalogue.

Pourquoi le code CPV est inopérant sur les dispositifs médicaux

La nomenclature CPV est trop grossière pour ce secteur. Un même code couvre des familles de produits sans rapport entre elles. Filtrer une veille sur un code CPV génère donc à la fois du bruit massif et des oublis, et ne dispense jamais de lire le détail du dossier.

Où se trouve l'information utile dans le DCE ?

Trois documents, trois niveaux de précision :

• Le règlement de la consultation (RC) donne l'allotissement, c'est-à-dire la liste des lots, leur numérotation et les conditions de candidature par lot.
• Le CCTP donne, lot par lot, les spécifications techniques attendues : matériaux, dimensions, normes applicables, conditionnement, marquage.
• Le BPU liste les lignes de prix. C'est le document le plus précis et le plus souvent négligé : une ligne de BPU correspond généralement à une référence produit identifiable.

La règle pratique : on décide au niveau du BPU, on vérifie l'éligibilité au niveau du CCTP, on candidate au niveau du lot.

Comment procéder manuellement, étape par étape

1. Extraire du RC la liste complète des lots et leur numérotation.
2. Pour chaque lot, ouvrir le BPU et lister les lignes de prix.
3. Confronter chaque ligne aux références de votre catalogue, en tenant compte des équivalences et des variantes.
4. Pour chaque ligne correspondante, vérifier dans le CCTP que vos produits satisfont les spécifications exigées, en particulier les normes citées.
5. Calculer le taux de couverture du lot : combien de lignes du BPU pouvez-vous réellement fournir.
6. Décider lot par lot, en fonction du taux de couverture et des règles de jugement énoncées au RC.

Les cinq pièges les plus fréquents

• Le lot partiellement couvrable. Beaucoup d'acheteurs exigent une réponse sur l'intégralité des lignes d'un lot. Un taux de couverture de 80 % peut rendre la candidature irrecevable.
• Les quantités minimales et les conditionnements imposés au CCTP, qui peuvent disqualifier un produit techniquement conforme.
• Les variantes et options, décrites au RC, qui modifient le périmètre réel du lot.
• L'allotissement géographique, quand un même besoin est découpé par site ou par établissement d'un GHT.
• Les normes citées au CCTP dans une version antérieure ou postérieure à celle que couvre votre marquage CE.

Méthode manuelle ou outil automatisé ?

Comment EDAO traite ce problème

EDAO, le logiciel d'Agiamed dédié à la réponse aux appels d'offres de dispositifs médicaux, automatise les étapes 1 à 5 décrites ci-dessus. Il extrait l'allotissement du RC, lit les lignes de BPU de chaque lot, et les rapproche des références du catalogue produits importé par le fabricant. Chaque lot reçoit un taux de couverture et le détail ligne à ligne des correspondances retenues.